Gestão contábil: o que é e como fazer de forma eficiente?

A gestão contábil é a atividade responsável por administrar rotinas, documentos, registros, dados e informações financeiras, fiscais e tributárias de uma empresa.

Em outras palavras, trata-se de um gerenciamento voltado para questões como garantia do cumprimento de prazos legais, cálculo e pagamento dos impostos pertinentes ao ramo de atuação da companhia, escrituração contábil e diversas outras relacionadas.

Apenas com essa explicação inicial, você já deve ter notado que a gestão contábil está diretamente relacionada à saúde financeira de um negócio. Justamente por conta disso, ela é tão importante e requer atenção de gestores e dos profissionais responsáveis por essa atividade.

Mas se esse gerenciamento pode influenciar e impactar no sucesso financeiro e, consequentemente, no crescimento de uma empresa, teria uma forma correta de realizá-lo?

Neste artigo, falaremos sobre o que é gestão financeira, sua importância, vantagens de realizá-la e como fazer isso de maneira realmente eficiente. Por isso, siga a leitura e fique por dentro de todos os detalhes sobre esse tema.

O que é gestão contábil?

Gestão contábil é um processo voltado para a administração de rotinas relacionadas à situação financeira e patrimonial de um negócio.

Esse tipo de gerenciamento também pode ser definido como uma prática na qual dados de entrada e saída de valores são acompanhados, geridos e apurados, a fim de garantir o cumprimento de todas as obrigações contábeis da empresa e administrar corretamente sua lucratividade.

Como resultado dessa gestão, é possível acompanhar de perto e garantir uma boa saúde financeira para a companhia, bem como evitar problemas tributários, fiscais e legais com órgãos fiscalizadores e stakeholders.

Por conta dessa característica e importância, a gestão contábil é a atividade administrativa responsável por inúmeras tarefas. Alguns exemplos são:

• cálculo e pagamento de impostos;

• acompanhamento e análise do regime tributário escolhido para a empresa;

• realização da escrituração contábil;

• gerenciamento de receitas, lucros e despesas;

• cumprimento de obrigações fiscais;

• registros contábeis, fiscais e financeiros;

• emissão de notas fiscais e guias de pagamento;

• emissão e envio de obrigações contábeis, fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

Dica! Aproveite e leia também: "Gestão fiscal: como utilizá-la no seu negócio?"

Qual a importância da gestão contábil para o seu negócio?

A gestão contábil é importante, pois ajuda a garantir a saúde financeira e, consequentemente, o sucesso e o crescimento sustentável da sua empresa.

Por meio de um gerenciamento eficaz e pontual é possível, por exemplo, gerar diversos relatórios que podem (e devem) ser usados para embasar tomadas de decisão, tornando-as mais precisas.

Aqui, é fundamental ter em mente que, ao trabalhar com dados e informações reais, você deixa de lado achismos e, com isso, diminui as chances de errar nas suas deliberações.

Ao acompanhar de perto toda a movimentação de valores do seu negócio, você consegue verificar quais estratégias estão dando certo e quais precisam de ajustes. Também tem uma visão mais ampla das quantias movimentadas e disponíveis, contribuindo para um planejamento financeiro muito mais eficaz.

Dessa forma, tem a chance de reduzir custos, direcionar melhor os valores e, principalmente, garantir o cumprimento de todas as obrigações fiscais, tributárias e contábeis.

Ao fazer isso, sua empresa se livra de uma série de transtornos legais — por exemplo, evita autuação por parte de órgãos fiscalizados e o pagamento de juros e multas por guias em atraso.

Com isso, além de construir uma gestão financeira mais precisa e eficiente, melhora a reputação e a imagem da sua marca frente às entidades legais, bancos, parceiros de negócio, clientes, funcionários e potenciais investidores.

Este artigo também ajudará você: "Por que e como integrar gestão financeira e contabilidade? Entenda"

Quais são os benefícios da gestão contábil?

Como você já deve estar imaginando, são vários os benefícios de fazer uma boa gestão contábil na sua empresa. Entre os que mais se destacam e que, por isso, justificam o empenho sobre esse gerenciamento, estão:

• garantia de atendimento das legislações vigentes;

• aprimoramento do controle econômico e financeiro;

• possibilidade de reduzir despesas e elevar lucros;

• capacidade de se adequar rapidamente a mudanças de cenários.

Garantia de atendimento das legislações vigentes

Toda empresa, independentemente do porte ou segmento, tem uma série de obrigações legais que devem ser cumpridas para garantir seu funcionamento de acordo com as normas vigentes.

Por exemplo, do ponto de vista contábil, esses compromissos incluem a emissão e envio de balanço patrimonial, de livros contábeis, entre outros relacionados.

Se listarmos também as obrigações trabalhistas e previdenciárias, há a geração, a administração e o pagamento de:

• pró-Labore;

• folha de pagamento;

• guias como:

• GFIP, Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social;

• INSS, Instituto Nacional do Seguro Social;

• RAIS, Relação Anual de Informações Sociais;

• CAGED, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;

• DIRF; Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte.

Indo mais adiante, não podemos esquecer das obrigações tributárias e fiscais, que contemplam o acompanhamento e o pagamento de impostos e taxas como:

• IRPJ, Imposto sobre a renda das pessoas jurídicas;

• IRRF, Imposto de Renda Retido na Fonte;

• DCTF, Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

• ECF, Escrituração Contábil Fiscal;

• SPED Fiscal, Sistema Público de Escrituração Digital;

• ICMS, Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;

• IPI, Imposto sobre Produtos Industrializados

• DASN, Declaração Anual do Simples Nacional.

Negligenciar qualquer uma das responsabilidades faz com que a empresa opere ilegalmente, condição que pode gerar diversos transtornos legais, jurídicos e financeiros. Todavia, uma boa gestão financeira evita isso, por esse motivo, é tão benéfica para sua empresa.

Aprimoramento do controle econômico e financeiro

Como comentamos, esse tipo de gerenciamento também entrega a você uma visão muito mais ampla e precisa de todas as entradas e saídas de valores do seu negócio. Isso gera a possibilidade da construção de um planejamento financeiro mais eficaz, baseado nos resultados obtidos por sua empresa.

A partir desse planejamento é possível, por exemplo:

• distribuir melhor o orçamento;

• aplicar quantias em áreas que ajudarão no crescimento do negócio;

• fazer previsões monetárias.

Essas, são apenas algumas práticas de administração financeira que ajudarão na expansão da sua empresa decorrentes de uma gestão contábil eficiente.

Possibilidade de reduzir despesas e elevar lucros

Seguindo essa linha de raciocínio, outra importante vantagem é a possibilidade de identificar despesas desnecessárias. Com isso, você tem a chance de reduzir, ou até mesmo eliminar, gastos extras, abrindo caminho para utilizar de maneira mais proveitosa e inteligente os recursos obtidos por sua empresa.

Dependendo da origem e do montante, a redução de despesas pode beneficiar também o relacionamento com clientes e gerar um diferencial competitivo para o negócio, caso consiga diminuir os preços dos produtos e/ou serviços comercializados.

Capacidade de se adequar rapidamente a mudanças de cenários

Uma boa gestão contábil melhora a saúde financeira da companhia. Como resultado, é possível manter as contas em dia, arcar com as responsabilidades financeiras, e garantir uma margem financeira de segurança.

Dessa forma, caso o negócio passe por algum imprevisto — a exemplo de mudanças no mercado econômico —, tem mais chances de se adequar rapidamente a essas alterações, mitigando riscos e diminuindo prejuízos financeiros.

Como fazer uma gestão contábil realmente eficaz?

Mas para obter todos os benefícios que acabamos de citar, é fundamental saber como fazer uma gestão contábil eficiente.

Quanto a isso, as sugestões que temos para você são:

• realize um bom planejamento contábil;

• tenha uma organização documental adequada aos seus processos;

• defina metas claras e alcançáveis;

• use a tecnologia a favor da sua rotina;

• conte com parceiros gerenciais confiáveis.

Realize um bom planejamento contábil

O planejamento contábil inclui listar todas as obrigações contábeis da sua empresa. No caso, estamos falando em iniciar seu gerenciamento levantando todos os compromissos que devem ser cumpridos pertinentes a esse setor.

Após identificar tudo o que precisa ser pago, valores e prazos, é bem interessante criar uma agenda, ou outra forma de controle similar, com as datas que os tributos, taxas, guias e impostos precisam ser quitados. Dessa forma, você evita perder esses vencimentos e ter que pagar multas e juros por conta dessa desatenção.

Tenha uma organização documental adequada aos seus processos

Sejam físicos ou digitais, todos os documentos gerados e recebidos por uma empresa precisam estar devidamente organizados. Esse cuidado é fundamental por diversos motivos, por exemplo, em uma auditoria trabalhista e previdenciária, você e seus colaboradores não terão problemas em levantar as informações solicitadas pelos auditores e fiscais. O mesmo princípio vale para a realização de auditorias internas e auditorias externas.

Trazendo isso para a gestão contábil, uma boa organização documental é a base para a arrumação correta de extratos bancários, notas fiscais, guias de pagamento e todos os outros documentos necessários para a realização desse tipo de gerenciamento.

Com tudo devidamente organizado, arquivado e sistematizado, o levantamento de dados se torna muito mais prático, rápido e preciso, e as chances de fazer algum lançamento errado ou de trabalhar com valores incorretos cai consideravelmente.

Defina objetivos e metas claras e alcançáveis

A partir do momento que seu negócio está focado em aprimorar o gerenciamento contábil, é bem interessante identificar por quais outros motivos essa tarefa está sendo realizada. Esse é um passo importante porque, além de ajudar a manter os compromissos contábeis e tributários em dia, permite o uso dessa gestão para outras finalidades.

Lembra que falamos que ela pode gerar dados para embasar suas tomadas de decisão? Pois bem, essa é apenas uma das aplicações desse conceito, que podem contribuir também para:

• melhorar o conhecimento sobre seu fluxo de caixa e capital de giro;

• dividir melhor valores a serem reaplicados no negócio;

• fazer planejamentos e previsões de vendas e lucratividade;

• definir indicadores de performance.

Entretanto, é essencial que todos esses objetivos e metas sejam compatíveis com a realidade da sua companhia e possíveis de serem alcançados. Do contrário, geram frustração para os envolvidos no processo e pode comprometer o gerenciamento contábil realizado até então.

Use a tecnologia a favor da sua rotina

Dependendo do porte da empresa, é comum que muitos processos sejam feitos manualmente. Todavia, é importante considerar que, realizar tarefas dessa forma pode elevar os erros, por mais atenção que os profissionais tenham às suas atribuições.

Especialmente quando se fala em gerenciamento contábil, prática que envolve uma série de números e fórmulas, quanto menos manual forem essas atividades, melhor para a dinâmica do setor.

Por conta disso, é bastante indicado contar com boas ferramentas tecnológicas e softwares que otimizam processos e realizam o máximo de tarefas que forem possíveis automaticamente.

Assim, além de elevar a produtividade dos times, evita-se erros e falhas que podem afetar seriamente a gestão e o planejamento financeiro da companhia.

Conte com parceiros gerenciais confiáveis

A partir do conceito anterior, chegamos à busca por parceiros gerenciais confiáveis para ajudar na administração contábil do seu negócio. Aqui, estamos falando em, por exemplo, contar com uma empresa de contabilidade consultiva que ofereça serviços como:

• consultoria;

• auditoria;

• finance;

• assessoria legal;

• departamento pessoal, entre outros.

A ideia é garantir que todos os processos contábeis sejam realizados por especialistas, evitando que você dispense tempo para essas atividades, ficando livre para se dedicar a outras áreas tão importantes quanto essa para o crescimento do seu negócio.

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