Auditoria trabalhista e previdenciária: quando fazer?

A crescente complexidade e dinamismo da legislação demonstram a necessidade de conhecimento e constante acompanhamento dos procedimentos adotados nas áreas trabalhista e previdenciária das empresas.

Uma ferramenta de extremo auxílio para que a gestão possa obter um parecer técnico e apurado dos processos que envolvem o Departamento Pessoal e de Recursos Humanos é a auditoria trabalhista e previdenciária. Esse serviço visa a garantia de qualidade, bem como do atendimento das rotinas processuais e legais nas organizações.

Sua empresa já passou por um processo de auditoria trabalhista e previdenciária? Esse processo consiste em um exame detalhado sobre um determinado escopo de um aspecto organizacional. 

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O que é auditoria trabalhista e previdenciária? 

Uma auditoria trabalhista e previdenciária é, na verdade, a unificação de duas auditorias distintas, mas que possuem diversos pontos de contato. Por isso, na prática, é mais comum tratar de uma única auditoria que analisa todos os aspectos trabalhistas e previdenciários do que duas auditorias separadas.

A auditoria trabalhista é um processo sistemático e detalhado de revisão das práticas e procedimentos relacionados à gestão de recursos humanos em uma organização. Seu objetivo é avaliar se a empresa está em conformidade com as leis trabalhistas, regulamentos governamentais e políticas internas relacionadas aos funcionários. A auditoria trabalhista busca identificar e corrigir irregularidades, mitigar riscos e garantir que a empresa esteja aderindo às melhores práticas no que diz respeito às relações de trabalho.

Já a auditoria previdenciária concentra-se na revisão dos processos relacionados às obrigações previdenciárias e ao sistema de seguridade social. Seu objetivo é garantir que as contribuições previdenciárias sejam calculadas, pagas e relatadas corretamente por parte das empresas e que estejam em conformidade com as leis e regulamentos previdenciários. A auditoria previdenciária visa assegurar que as empresas cumpram suas obrigações financeiras em relação à previdência social.

Nesse sentido, a auditoria trabalhista e previdenciária é um conjunto de ações promovidas por profissionais especializados que visam a identificação de potenciais falhas ou lacunas que exponham sua empresa ao risco de demandas trabalhistas ou previdenciárias.

Sua função principal é entregar segurança jurídica aos seus negócios, para prevenir os danosos efeitos financeiros que podem advir de ações trabalhistas ou de aplicação de multas pelos órgãos fiscalizadores. 

Contudo, não é necessário que sua empresa esteja sofrendo uma ou mais ações trabalhistas, ou fiscalizações previdenciárias. O caráter preventivo da auditoria trabalhista e previdenciária é o representante de sua força de importância.  

O trabalho dos auditores consiste em averiguar se os seguintes casos estão devidamente regularizados dentro de uma organização ou empresa: 

• Pré-admissão e admissão
• Folha de pagamento
• Jornada de trabalho
• Processos de demissão
• Reclamatórias trabalhistas
• Gestão do risco trabalhista/previdenciário
• Benefícios empresariais
• Adequação do contrato de trabalho
• Terceirizações
• Análise das normas internas com relação a intervalos, horas extras, adicional noturno, banco de horas, férias, etc
• Aplicação dos acordos coletivos, incluindo PLR
• Cálculo dos encargos sociais e previdenciários, incluindo a Contribuição Previdenciária sobre a receita bruta
• Segurança e medicina do trabalho

A auditoria pretende prevenir e tentar entender ou amenizar possíveis falhas, ou problemas.

Dessa forma, a auditoria trabalhista e previdenciária pode evitar muitos erros na administração de uma empresa no que se refere aos seus funcionários. Afinal, estamos falando de um trabalho preventivo que consiste em analisar de forma objetiva os processos organizacionais necessários para conduzir as relações trabalhistas da melhor forma o possível.

Vantagens de contratar uma auditoria trabalhista e previdenciária 

Muitos são os pontos onde a auditoria tem sua perspicácia garantida. Entre elas, destacam-se:

1. Desvendar erros: com o olhar crítico e preparado dos auditores, as incorreções que porventura estejam sendo cometidas pelo empreendedor, sem que ele tenha conhecimento, são detectadas.
2. Estabelecimento de boas rotinas: a partir da detecção das irregularidades, a auditoria promove a criação de melhores práticas cotidianas, para entregar legalidade procedimental.
3. Criação de mecanismos de autocontrole: com a criação de rotinas e procedimentos mais alinhados com as normas legais, todos os profissionais envolvidos passam a ter uma visão mais apurada dos procedimentos, criando uma cultura de legalidade no ambiente da empresa.
4. Estabelecimento de prioridades e ações efetivas: a partir das demandas mais emergentes, a auditoria trabalhista identifica e traça os planos de ação que devem ser aplicados, em sua ordem de risco, apresentado ou importância estratégica.
5. Prevenção de ações trabalhistas: com a identificação das incorreções e a adoção de práticas mais alinhadas ao ordenamento jurídico, existe uma diminuição muito significativa das ações trabalhistas em face da empresa. Inclusive, ainda que eventualmente aconteça, o arsenal de provas a serem produzidas estará à disposição, aumentando suas chances de sucesso no resultado.
6. Redução ou eliminação de multas: a legislação previdenciária e trabalhista passa a ser observada com maior atenção e, com os ajustes propiciados pela auditoria trabalhista, eliminam ou minimizam sensivelmente os riscos de aplicação de multas.
7. Bem-estar dos colaboradores: com os ajustes das rotinas e condições de trabalho, é instalada imediatamente uma sensação de bem-estar nos funcionários, que, detectando as melhorias implementadas, experimentam a sensação de cuidado por parte de seu empregador.
8. Melhoria da imagem da empresa: um patrimônio imaterial extremamente importante é a imagem que sua empresa representa no mercado. A correção de suas ações cotidianas, com recolhimentos corretos e com seu corpo de funcionários satisfeitos, existe um ganho expressivo da imagem de sua empresa.
9. Atratividade para investimentos: a hipótese de venda da sua empresa ou da captação de recursos no mercado, ela poderá, por meio de uma auditoria trabalhista, evidenciar o cumprimento das obrigações trabalhistas. Essa situação aumenta o valuation da sua empresa e aumenta o interesse por investidores ou compradores.

Qual é a difrença entre a auditoria trabalhista e a previdenciária?

Auditoria trabalhista

A auditoria trabalhista efetua a análise de conformidade, na busca pela avaliação de pagamentos realizados e o seu consentimento em relação à legislação aplicável e direitos com:

• Conferência de cálculo e pagamentos realizados a colaboradores;
• Apontamento de inconformidades;
• Conferência dos critérios de apuração e recolhimento dos impostos/contribuições devidos e/ou incidentes sobre a folha de pagamento;
• Verificação da documentação pertinente aos colaboradores;
• Verificação dos procedimentos e controles de férias;
• Análise dos procedimentos e dos cálculos das horas extras, adicional noturno, prêmios etc. Com os respectivos cartões de ponto e/ou autorizações;
• Avaliação do nível de segurança e integridade dos controles relacionados à elaboração da folha e pagamento de salários;
• Avaliação da confiabilidade de segurança (acesso) do software de folha de pagamento;
• Análise do controle de jornada de trabalho;
• Análise das obrigações e controles da Segurança e Medicina do Trabalho (PCMSO, PPRA, LTCAT)
• Conferência dos controles e procedimentos internos.

Auditoria Previdenciária

Já a auditoria previdenciária irá cuidar dos seguintes aspectos:

• Análise do enquadramento das alíquotas e respectivos códigos de contribuições;
• Análise vertical e horizontal dos códigos de pagamento (rubricas) e suas respectivas incidências contributivas para o INSS;
• Conferência dos cálculos e respectivos recolhidos;
• Confronto das contribuições apurada/devida com as declaradas em GFIP/SEFIP (obrigações acessórias).

Sendo assim, a auditoria trabalhista e a auditoria previdenciária possuem efetuações diferentes. No entanto, elas trabalham juntas para a finalização da análise. 

A importância da auditoria trabalhista e previdenciária

A auditoria analisa as operações trabalhistas, os direitos e deveres dos empregados e dos empregadores. Examina as possíveis irregularidades e identifica roteiros para a melhoria da situação atual. É uma forma de se prevenir e de redução de custos e riscos na área trabalhista.  

A alta gestão, comprometida com a condução e o gerenciamento dos seus negócios, deixa passar despercebidas, algumas das novidades concernentes à área trabalhista. Seja no que diz respeito à Lei Trabalhista ou Previdenciária, a Jurisprudências e Enunciados favoráveis em determinadas situações concretas que podem ser aproveitados com resultados satisfatórios.   

Contudo, atualmente, uma organização não pode mais deixar as questões trabalhistas em segundo plano. A valorização da mão-de-obra deve ser observada como diferencial em um mercado extremamente competitivo. Como também, empregados satisfeitos resultam em benefícios diretos e indiretos. Essa satisfação não é necessariamente fruto de custos adicionais.

Como exemplo, podemos citar a participação nos lucros e resultados, interessante por ser desvinculada da remuneração. A sua introdução cria um atrativo à retenção de profissionais qualificados e comprometidos com suas estratégias de crescimento.  

Através disso, vem a retribuição honesta do trabalho que eleva o trabalhador a uma posição de dignidade, que não deveria ser introduzida arbitrariamente pelas normas e sim pela compreensão racional da importância atual dos trabalhadores na vida das empresas.  

Portanto, um trabalhador satisfeito eleva o padrão de qualidade, aumenta a produtividade e minimiza o tempo de produção, consequentemente, diminui o preço final do produto.  

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Conclusão

Percebe-se que as empresas precisam enxergar a auditoria trabalhista e previdenciária como uma autoanálise que busca auxiliar a área de RH a realizar suas funções com qualidade e segurança no que diz respeito ao cumprimento das exigências legais. Por isso, as empresas precisam enxergar que as pessoas são o recurso mais importante dentro das organizações e, por isso, a boa gestão desse recurso é indispensável.

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