Relatórios gerenciais são documentos que apresentam variados dados e informações sobre a empresa, os quais podem ser elaborados e separados por setor, a fim de contribuir para a estruturação de uma gestão mais estratégica para a companhia.
Necessários para todas as empresas, independentemente do porte ou segmento, esses documentos devem ser vistos e tratados como ferramentas importantes que ajudam para tomadas de decisão mais precisas e inteligentes.
Funcionando como verdadeiras bússolas, os relatórios gerenciais também servem como instrumentos de acompanhamento e mensuração de resultados.
Somado a tudo isso, é a partir desses documentos que gestores e empreendedores conseguem ter uma visão mais ampla e clara do negócio e, dessa forma, realizar planejamentos mais assertivos para todos os departamentos, com destaque para o financeiro.
Como um dos resultados que podem ser alcançados com o uso dessa importante ferramenta está o aprimoramento das atividades operacionais e, consequentemente, o aumento da lucratividade.
Neste artigo, falaremos tudo sobre relatórios gerenciais, incluindo quais são os principais e como criar os melhores para sua empresa. Portanto, siga a leitura e confira tudo sobre esse tema agora mesmo!
O que são os relatórios gerenciais?
Um relatório gerencial pode ser definido como uma ferramenta de gestão, usada para mensurar produtividade, desempenho e analisar os resultados econômico-financeiros do negócio.
Esse conceito parte do princípio que relatórios podem ser considerados qualquer documentação que contenha dados, indicadores e informações que ajudem a mensurar e reportar algum ponto na organização.
Explicando de outro modo, qualquer documento que tenha a finalidade de compilar informações e dados de caráter estratégico.
Sobre isso, tenha em mente que o mundo está cada vez mais digitalizado e que, quando se trata de gestão, é preciso aproveitar todos os recursos disponíveis para auxiliar no processo de tomada de decisão.
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Assista o vídeo abaixo e entenda como esse recurso funciona:
Qual o objetivo dos relatórios gerenciais dentro de uma gestão?
A partir deste momento, a importância dos relatórios gerenciais pode estar bem clara. Afinal, já vimos que qualquer empresa, independentemente do segmento ou tamanho, precisa gerenciar e controlar seus resultados, sejam eles de produtividade, financeiros e qualquer outro critério estratégico.
Isso porque o objetivo de um relatório depende muito do que se deseja analisar a partir das informações que estarão contidas nele. Contudo, muitos fatores podem ser analisados a partir dos relatórios gerenciais, sendo os mais comuns:
- mensuração de resultados;
- monitoramento de dados;
- elaboração de planos empresariais estratégicos baseados nos próprios resultados da empresa;
- otimização dos processos;
- conscientização sobre a real situação do negócio, permitindo que as decisões sejam tomadas com cautela.
Como você pôde observar, os relatórios gerenciais beneficiam a análise da saúde da empresa em diversos pontos. E, dessa forma, eles ajudam a identificar em quais pontos há possibilidade de melhoria e, a partir desse conhecimento, traçar ações e estratégias empresariais.
Dica de leitura: "Por que ter uma inteligência empresarial aliada à contabilidade?"
Principais tipos de relatórios gerenciais
Entre os principais tipos de relatórios gerenciais que você pode utilizar no seu negócio, estão:
- relatório de fluxo de caixa;
- DRE;
- satisfação do cliente;
- gestão e controle;
- relatório de vendas;
- Curva ABC;
- contas a pagar e a receber;
- estoque.
Relatório de fluxo de caixa
Um dos relatórios financeiros que mais auxiliam na gestão de uma empresa é o fluxo de caixa. Pois é nele que são documentadas todas suas entradas e saídas de dinheiro, permitindo acompanhar, pontualmente, como cada movimentação pode afetar o seu caixa.
DRE
Outro relatório gerencial essencial na visão da contabilidade e em regime de competência, é o DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício).
Por meio dele é possível acompanhar a saúde econômica da empresa e analisar a capacidade de geração de lucro do negócio.
Satisfação do cliente
Também um fator muito importante para qualquer empresa é a satisfação dos clientes. Afinal, sem eles não há vendas e, consequentemente, não há lucro. Sendo assim, um relatório gerencial para satisfação de clientes é sempre necessário.
Nesse caso, esse documento traz diversos indicadores como a taxa de recompra e o mais conhecido, que é o NPS (Net Promoter Score), que busca, por meio de pontuação, saber a nota que os clientes dão para a empresa.
Gestão e controle
Uma das áreas que mais precisa de atenção em uma empresa, demanda de relatórios gerenciais que auxiliem no controle da gestão, da produção e diversos setores relacionados.
Eles podem ser referentes ao estoque, logística ou até mesmo à qualidade de seus produtos. Nesses casos, existem ERPs e plataformas no mercado que podem ajudar a gerar relatórios precisos para análise e controle.
Relatório de vendas
Como o próprio nome sugere, esse tipo de relatório lista informações sobre as negociações comerciais realizadas, tais como:
- quantidade;
- valores por períodos;
- faturamento por vender;
- ticket médio;
- curva ABC;
- entre outros.
Curva ABC
A Curva ABC que acabamos de mencionar é um relatório que permite visualizar, de maneira simples, quais são os produtos mais rentáveis da sua empresa. Isso ajuda a evitar que eles faltem no estoque, bem como a criar boas estratégias de vendas sobre eles, a fim de elevar a lucratividade.
Contas a pagar e a receber
Aponta todas as contas que a empresa precisa pagar, bem como as que tem para receber. Por conta disso, é um documento essencial para realizar um bom controle de caixa, assim como para realizar planejamentos financeiros de curto e médio prazo.
Estoque
O relatório geral de estoque é fundamental para evitar que compras sejam feitas desnecessariamente. Produto, matérias-primas ou insumos comprados a mais geram perdas financeiras que poderiam ser facilmente evitadas ao criar e acompanhar um documento desse tipo.
Confira também: "Governança corporativa: como implementar uma gestão responsável e transparente"
Quais são os maiores desafios na elaboração de relatórios gerenciais?
Todavia, também existem problemas e dificuldades na criação desses relatórios, afinal nem tudo são flores. Geralmente, as dificuldades são motivadas por duas questões:
-
uso de muitas ferramentas complicadas e que não conversam entre si. Por exemplo, um ERP, um CRM, dados da contabilidade e planilhas não integrados;
-
falta de tempo para reunir os dados e, de fato, estruturar o relatório. Nesse fluxo, é preciso exportar os dados do ERP, CRM, contabilidade e ainda consolidar com o planejamento espalhado por dezenas de planilhas para montar os relatórios gerenciais, criar gráficos e tirar printscreens para montar apresentações.
Sendo assim, os profissionais responsáveis podem perder muito tempo construindo relatórios gerenciais, não sobrando espaço nem para parar e interpretá-los.
Dessa forma, acabam ficando de lado as análises que realmente importam para o crescimento da empresa.
Outra questão é que acabam sendo gerados relatórios que trazem montanhas de dados e resultados operacionais, mas não necessariamente demonstram de forma pragmática o que realmente importa para a administração do negócio.
Quando os relatórios são feitos dessa maneira, pode acarretar grandes consequências para sua empresa, tais como conclusões precipitadas, perda de oportunidades e falta de produtividade.
Por esse motivo, o foco precisa estar em criar relatórios operacionais eficazes, gastando menos tempo e entregando análises mais eficientes.
Como criar relatórios gerenciais realmente eficientes?
Para criar relatórios gerenciais realmente eficientes, a dica é seguir estes três passos:
- defina o que é mais importante para sua empresa: garanta que os relatórios gerenciais tragam informações realmente relevantes, tanto para a equipe quanto para a gestão do negócio. Lembre-se ainda que as métricas devem mostrar o impacto do trabalho da equipe de planejamento e controladoria no negócio.
- identifique os melhores e piores resultados: isso ajudará a encontrar os principais pontos negativos que merecem sua atenção imediata, mas também as melhores oportunidades a serem aproveitadas;
- comece analisando o macro para, somente depois, ir para os detalhes: antes de mais nada, coloque sua atenção nas informações mais importantes do negócio e analise o desempenho do mês, para entender se o planejado foi atingido ou o que falta para chegar lá. Somente após utilize detalhe das informações para entender cada ponto e aprofundar a análise, entendendo minuciosamente o que levou a cada um dos resultados.
Para esse último tópico, você precisará de ferramentas de análise integradas e um método de análise bem definido.
É importante citarmos que trabalhar com soluções integradas é essencial para cruzar informações e extrair dados importantes. Pois somente essa dinâmica proporciona tempo e análises mais valiosas.
Além da ferramenta, você precisa também de uma metodologia estruturada. Assim, você não precisará começar do zero a cada relatório e estará garantido que está fazendo avaliações mais completas.
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