Reforma Tributária: os impactos na tecnologia e nos sistemas de gestão das empresas

Por: Romes Mendes

A Reforma Tributária entra em vigor a partir de 2026 e promete transformar a forma como as empresas lidam com tributos, tecnologia e processos financeiros. Neste artigo, mostramos os impactos práticos da mudança e como sua empresa pode se preparar agora para atravessar essa transição com segurança.

A Reforma Tributária é um dos temas mais importantes para as empresas brasileiras nos próximos anos. Prevista para começar a ser implementada em 2026, ela traz mudanças profundas na forma como calculamos, destacamos e recolhemos tributos. O objetivo é claro: simplificar. Mas, para que isso aconteça na prática, é preciso planejamento, integração entre áreas e um olhar estratégico sobre processos, sistemas e pessoas.

A proposta prevê a unificação de tributos sobre o consumo por meio da criação do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), além da introdução do IS (Imposto Seletivo) e da adoção de um novo modelo de arrecadação com o Split Payment. Essas mudanças vão impactar diretamente a rotina das empresas — da forma como lidam com documentos fiscais até o envio de informações ao fisco.

Como os sistemas da sua empresa precisarão evoluir

Hoje, as empresas operam com regras fiscais complexas, parametrizadas em ERPs que garantem a conformidade com o fisco. Com a reforma, esses sistemas precisarão passar por adaptações importantes para lidar com os novos tributos, o cálculo adequado e o correto envio de obrigações acessórias. Isso exigirá a revisão das regras de parametrização, validação de cadastros, integração entre módulos contábil, fiscal e financeiro, além da atualização constante das tabelas tributárias conforme os desdobramentos da regulamentação.

Desenvolvedores de software — como SAP, TOTVS e Sankhya — já estão em movimento, atualizando seus produtos para suportar a fase de convivência entre o modelo atual e o novo. A partir de 2026, será obrigatório destacar os novos tributos nas notas fiscais e arquivos XML. Isso exigirá a criação de novos campos no layout da NF-e e da NFS-e, ajustes no processo de escrituração fiscal digital e, principalmente, a validação dessas informações para garantir a integridade dos dados enviados ao fisco.

A convivência entre os dois modelos (atual e novo) trará complexidade adicional. O sistema precisará ser capaz de apurar corretamente tributos distintos para o mesmo período de competência, dependendo do tipo de operação e do local do destinatário, exigindo lógica tributária refinada, controle apurado de exceções e simulações contínuas.

Fique atento aos principais riscos da não adaptação:

· Multas e autuações por inconsistências fiscais

· Dificuldade na emissão de notas fiscais

· Impactos na precificação e no fluxo de caixa

· Perda de competitividade por atraso na adequação tecnológica

Sistemas próprios: o desafio da arquitetura personalizada

Empresas com sistemas próprios — ou customizados para suas operações — enfrentarão um desafio ainda maior. A adequação à reforma tributária vai além de um simples ajuste de código. Envolve reestruturar a base de dados, redesenhar as rotinas de cálculo de tributos, incluir novos campos nos documentos eletrônicos e garantir a integração dessas alterações com os demais sistemas corporativos.

Será necessário:

· Reengenharia dos bancos de dados para contemplar novos campos obrigatórios;

· Redesenho das rotinas de cálculo para considerar diferentes regras de transição;

· Expansão das regras de validação para garantir integridade dos dados fiscais;

· Implementação de novos fluxos de informação para geração dos arquivos das obrigações acessórias, como EFD-Contribuições, EFD-ICMS/IPI e a futura escrituração do IBS e da CBS.

A ausência de integração entre as áreas de TI, contábil, fiscal e financeira pode resultar em sérios impactos operacionais, como inconsistência de dados, falha no cumprimento de obrigações acessórias e até a impossibilidade de emissão de documentos fiscais eletrônicos.

Empresas que utilizam soluções proprietárias deverão adotar comitês de governança que envolvam diferentes áreas para conduzir a transição de forma coordenada e minimizar riscos de compliance.

Split Payment: o que muda no financeiro da sua empresa

O Split Payment é uma das maiores inovações da reforma. Nesse novo modelo, o recolhimento dos tributos não será mais feito de forma autônoma pela empresa — ele será automático, no momento do pagamento ou recebimento da operação comercial. Essa nova lógica altera completamente os processos de contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária.

Os arquivos de remessa bancária precisarão conter informações detalhadas sobre os tributos incidentes em cada transação. Os bancos funcionarão como agentes intermediários de arrecadação, sendo responsáveis pela retenção e repasse dos valores ao fisco.

Na prática, isso exigirá:

· Que os sistemas financeiros e fiscais estejam totalmente integrados;

· Que os sistemas bancários recebam e interpretem corretamente os novos layouts de arquivos de remessa e retorno;

· Que a conciliação bancária evolua para um modelo mais analítico e automatizado;

· Que as equipes financeiras passem a dominar aspectos tributários que antes não faziam parte do seu escopo.

Essa mudança exige não apenas tecnologia, mas também capacitação das equipes e redefinição de responsabilidades. O compliance fiscal e financeiro passa a ser interdependente — e falhas em um lado impactam diretamente o outro.

O que sua empresa deve fazer agora

Mais do que entender as mudanças, é hora de colocar a reforma na prática. Isso significa:

· Criar comitês de governança fiscal e tributária, com representantes de TI, fiscal, contábil, jurídico e financeiro;

· Promover grupos de estudo internos para acompanhar os desdobramentos da regulamentação e antecipar impactos;

· Realizar simulações de diferentes cenários de precificação, estrutura de custos, impactos financeiros e margem de lucro;

· Desenvolver painéis de monitoramento para acompanhar a evolução dos sistemas, qualidade dos dados e cumprimento das obrigações;

· Investir em capacitação técnica — principalmente nas equipes fiscal e financeira, que terão papel ainda mais estratégico na nova lógica de arrecadação.

Tratar a reforma tributária como um projeto estratégico e multifuncional é o que vai diferenciar quem estará preparado para essa transição de quem vai apenas reagir às exigências quando já for tarde.

A oportunidade de transformar, com planejamento

A reforma tributária é mais do que uma mudança legal. É uma mudança na forma como o governo e as empresas se relacionam com a arrecadação. Tecnologia, dados e integração estarão no centro desse novo modelo. E quanto antes sua empresa se preparar, maiores serão as chances de atravessar esse momento com clareza, segurança e controle.

Na Mapah, acreditamos que a transição tributária é um movimento que exige estratégia, tecnologia e colaboração entre todas as áreas do negócio. Atuamos com profundidade técnica e foco prático para apoiar empresas na adaptação ao novo modelo fiscal, com segurança, inteligência e previsibilidade.

Conte com a Mapah para transformar os desafios da reforma em oportunidades concretas de eficiência e vantagem competitiva. Estamos prontos para caminhar com você nessa transição.