Orçamento base zero (OBZ): o que é e como abordar em sua empresa?

Na redução de custos mais duradouros e sustentáveis, muitas organizações se voltaram para o Orçamento Base Zero (OBZ), uma metodologia que exige a construção do orçamento anual do zero a cada ano. Isso difere do orçamento tradicional, em que o início se dá com a análise do orçamento do período anterior com ajustes conforme necessário.

Essa abordagem financeira ganhou destaque nos últimos anos devido à sua eficácia na gestão de recursos e na alocação de orçamento.

É por isso que, neste artigo, exploraremos em profundidade o que é o Orçamento Base Zero, como funciona e como sua empresa pode adotá-lo para otimizar a gestão financeira.

O que é o Orçamento Base Zero (OBZ)?

O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma metodologia que vem da década de 60 do século XX. Ela representa um planejamento financeiro que difere do método tradicional de orçamento incremental. 

Enquanto o orçamento incremental se baseia na alocação de recursos com base nos valores do ano anterior, o OBZ parte do princípio de que todos os orçamentos devem começar do zero a cada ciclo orçamentário.

Assim, nessa metodologia de orçamentação, todas as despesas devem ser justificadas para cada novo período. O processo de Orçamento Base Zero começa a partir de uma "base zero" e assim cada função dentro de uma organização é analisada por suas necessidades e custos.

Como é feito o OBZ

Os orçamentos são, então, construídos em torno do que é necessário para o próximo período, independentemente de cada orçamento ser maior ou menor que o anterior.

O processo de OBZ aloca fundos com base nas eficiências e necessidades do negócio, em que nenhum item é transferido automaticamente para o próximo orçamento.

Embora construir um orçamento do zero pareça assustador para a maioria dos empresários, essa abordagem tem seus benefícios. Se feito corretamente, ele pode:

• levar a economias drásticas;
• libertar as organizações de processos enraizados;
• ajudar a reduzir os custos evitando aumentos ou reduções gerais do orçamento de um período anterior.

A contrapartida é ser um processo demorado que leva muito mais tempo do que o orçamento tradicional baseado em custos.

Vale ressaltar que a prática também favorece áreas que obtêm receitas diretas, pois suas contribuições são mais facilmente justificáveis ​​do que em departamentos como atendimento ao cliente e pesquisa e desenvolvimento.

Para que serve o orçamento base zero?

Podemos definir 4 objetivos para quem trabalha com o OBZ. São os seguintes:

1. A redução de custos

A ideia é que com o OBZ seja possível evitar aumentos automáticos de orçamento. Assim é possível promover uma eficaz redução de custos, resultando em economias substanciais.

Em resumo, ele é uma forma de manter as despesas antigas e novas sob controle para que seja possível prevenir gastos desnecessários.

2. Rastreamento de gastos duplicados

O OBZ inicia-se do zero. Ele parte da análise das finanças de maneira minuciosa. E isso é de grande utilidade, uma vez que permite identificar gastos duplicados que poderiam ter passado despercebidos.

3. Melhora do gerenciamento de custos

A repetição do processo cria uma cultura sustentável de gerenciamento de custos. Logo, o OBZ exige uma compreensão detalhada do fluxo de caixa. E isso promove um gerenciamento financeiro mais eficiente.

4. Melhora da tomada de decisão

Esse diferencial tende a resultar em uma alocação mais estratégica dos gastos planejados. Dessa forma, o OBZ proporciona uma visão renovada do negócio, livre de suposições e tendências passadas.

Como se preparar para a adesão ao orçamento base zero?

Antes de implementar o OBZ, é fundamental uma preparação cuidadosa. E, como visto, isso nem sempre é fácil de fazer. Acreditamos que o passo a passo ideal seja o seguinte.

1. Identificação de atividades e gastos

Comece analisando detalhadamente quais são todas as atividades, projetos e despesas da empresa.

2. Avaliação da necessidade

Dando sequência, avalie cuidadosamente cada atividade e despesa. Procure ir mais a fundo, determinando a real necessidade de cada uma delas em relação aos objetivos estratégicos.

3. Priorização

É pertinente fazer uma classificação tanto das atividades quanto das despesas. Sempre de acordo com seu grau de importância estratégica. Simplificando: crie uma lista que permita a você priorizar aquelas que são tidas como essenciais e que apresentam impacto maior no negócio.

4. Estabelecimento de orçamento

A partir de então já é possível trabalhar com elementos para elaborar um novo orçamento. Agora com foco em cada área, iniciando do zero.

5. Monitoramento contínuo

Por fim, mantenha-se acompanhando o desempenho constantemente. Isso permitirá a realização de ajustes sempre que for preciso.

Quais são os benefícios de adotar o Orçamento Base Zero no seu negócio?

Ao adotar o OBZ, as empresas podem colher uma série de vantagens significativas que vão além da simples economia de recursos. 

A seguir, exploraremos algumas das principais vantagens que tornam o OBZ uma estratégia financeira poderosa para empresas em busca de eficiência e foco estratégico. Confira!

Redução de custos

O OBZ suporta a redução de custos, evitando aumentos automáticos de orçamento, muitas vezes resultando em maiores economias. Manter as despesas antigas e novas sob controle pode impedir que você gaste o que não tem.

Rastreamento de gastos duplicados

O exercício de Orçamento Base Zero começa do zero e analisa suas finanças por meio de uma folha em branco — você tem um novo conjunto de dados para analisar. 

Ele processa informações de toda a empresa como um pente fino, assim é mais fácil descobrir discrepâncias que podem ter passado despercebidas.

Melhora do gerenciamento de custos

O processo repetitivo cria uma cultura sustentável de gerenciamento de custos. A natureza do Orçamento Base Zero exige que você mantenha os dedos no seu fluxo de caixa — assim você fica totalmente ciente de quanto dinheiro entra e sai do seu negócio.

Melhora da tomada de decisão

O Orçamento Base Zero resulta em uma alocação mais estratégica dos gastos planejados. Isso permite que os tomadores de decisão olhem constantemente para o negócio com novos olhos, livres das limitações de suposições e tendências passadas.

Quais são as desvantagens do Orçamento Base Zero?

Embora o Orçamento Base Zero ofereça inúmeras vantagens na gestão financeira, ele não está isento de desafios. A implementação bem-sucedida do OBZ pode ser uma jornada complexa e desafiadora, exigindo um compromisso significativo por parte das empresas.

Nesse contexto, examinaremos os desafios mais comuns associados ao OBZ, ajudando a compreender as complexidades que podem surgir ao adotar essa abordagem financeira inovadora. Acompanhe!

1. Investimento de tempo maior

O OBZ é um processo naturalmente demorado. Essa é a contrapartida para a exatidão que ele oferece. Sendo assim, trata-se de algo que exige:

• reflexão;
• colaboração e;
• comunicação.

Entenda que cada despesa precisa ser justificada, tornando essencial um comprometimento significativo.

2. Dificuldade em empresas de grande porte

Empresas maiores enfrentam desafios especialmente com o maior volume de informações que geram no dia a dia. Isso torna praticamente inviável o trabalho manual com esses dados, exigindo o uso de plataformas externas para organizar o processo.

3. Preocupação com comunicação

Comunicar claramente as vantagens do OBZ é essencial para superar resistências e facilitar as ações da equipe. Nesse sentido, investir em uma comunicação eficaz é fundamental para mobilizar os envolvidos e fazer do OBZ uma ferramenta realmente eficaz.

O Orçamento Base Zero é indicado para a minha empresa?

O OBZ é adequado para empresas maduras em que o crescimento estagnou e é necessário buscar eficiências de custo. Muitas empresas em estágio inicial estão em modo constante de teste e validação para que suas despesas, receitas e metas de curto prazo sejam mais flexíveis e fluidas. 

E, na verdade, eles podem orçar com mais frequência do que uma empresa mais estabelecida para acompanhar a evolução.

O orçamento já é uma tarefa intimidadora. Acrescente a isso o risco de oportunidades perdidas ou recursos desperdiçados e a tarefa pode se tornar assustadora. Fazer orçamentos demais, pode deixar sua empresa aberta ao desperdício. 

Orçando menos do que deveria, abre margem para oportunidades perdidas. Neste sentido, o OBZ pode ser um ótimo exercício para garantir que os recursos da sua empresa sejam gerenciados de forma eficaz e causem um grande impacto nos resultados da sua empresa se:

• É implementado nas circunstâncias certas;
• Você comunicou a visão estratégica e as principais prioridades de sua empresa com clareza e propósito e seus funcionários entendem o contexto e a razão por trás de seus objetivos declarados.

Como implementar o orçamento zero na sua empresa?

Abaixo listamos 5 passos simples e essenciais para você que deseja dar início ao OBZ na sua empresa.

Identifique sua meta: comece com metas tangíveis e quantitativas e anote-as. Isso será usado como uma medida de linha de base para rastrear seus esforços no prazo determinado e alinhar todos;

Conheça sua renda mensal: faça a soma de todas as receitas que você sabe que irá entrar;

Acompanhe suas despesas mensais (cuidadosamente): monitore todas as suas despesas mensais. Avalie todos os custos e despesas necessárias para o seu negócio;

Categorize suas despesas: crie suas categorias de orçamento e determine quanto de sua renda irá para cada categoria. Esta etapa é onde você analisa cada despesa e realmente decide se ela é necessária para o seu negócio, isso te ajuda a ver quais áreas estão gerando lucros e crescimento em seu negócio;

Meça seus objetivos: olhe para trás em seus objetivos identificados anteriormente e veja como você mediu. O que você faria de diferente? O que você descobriu? Como você pode tomar decisões a partir do que identificou?;

Elimine processos manuais: automatize! A implementação de processos automatizados minimiza erros e redundâncias, resultando em um trabalho muito mais eficiente. A automação não apenas minimiza as possibilidades de erro, como também agiliza os processos de rastreamento e categorização de despesas. Isso aliviará a carga de tarefas manuais que não fazem parte da função principal de um funcionário;

Priorize a criação de valor sustentável: como mencionado, um erro comum é ver o OBZ simplesmente como uma ferramenta de gerenciamento de custos em vez de uma técnica para gerenciamento de valor fundamental. Particularmente quando os recursos são escassos, o OBZ trata do redirecionamento de gastos e investimentos que não estão impulsionando o crescimento para áreas com maior potencial.

Quais os principais tipos de orçamentos empresariais?

É importante saber que, além do Orçamento Base Zero, existem outros tipos de orçamentos empresariais, cada um com suas características. Alguns dos principais são os seguintes.

• Orçamento Flexível: é feito para se adaptar às mudanças nas circunstâncias, permitindo ajustes durante o período orçamentário.
• Orçamento Estático: mantém-se fixo, sem alterações, mesmo diante de mudanças nas circunstâncias.
• Orçamento Incremental: baseia-se no orçamento anterior, com ajustes incrementais.
• Orçamento Matricial: é o orçamento que envolve múltiplos participantes, considerando diferentes departamentos e setores.

Tendo isso em mente, saiba que, no geral, adotar o Orçamento Base Zero pode ser uma estratégia poderosa para empresas maduras em busca de eficiências de custo. 

Entretanto, é essencial considerar fatores como o tempo necessário para implementação e a necessidade de comunicação clara ao adotar essa abordagem financeira e não qualquer das outras citadas.

Conclusão

Em resumo, confira o que é mais importante saber sobre o tema:

• o OBZ não apenas ajuda na redução de custos, evitando aumentos automáticos de orçamento, mas também permite uma melhor tomada de decisão e gerenciamento de custos;

• é importante eliminar os processos manuais para evitar erros e redundâncias, resultando em um trabalho muito mais eficiente;

• a ideia do OBZ foi criada pela primeira vez em 1960 e continua sendo uma ótima abordagem para ajudar as empresas a acompanhar suas finanças.

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